Antes de contratar a un administrador para tu edificio define cinco cosas: la modalidad (planilla o locación de servicios), sus funciones según el reglamento interno y la ley, que quien le da instrucciones es la junta de propietarios (no solo el presidente), el costo real con o sin IGV y que su primera tarea sea un presupuesto anual aprobado por la junta.
1. Define la modalidad de contratación
La gran pregunta es cuánto control quiere la junta sobre el administrador:
| Si quieres… | Modalidad | Consecuencia |
|---|---|---|
| Fijarle horario, tareas diarias y procesos | Trabajador en planilla | Relación laboral: beneficios sociales, vacaciones, CTS |
| Pagar por resultados, con alguien que ya sabe hacer el trabajo | Locación de servicios (persona natural con recibo por honorarios) | Sin carga laboral, pero no se le puede tratar como empleado |
| Un equipo con respaldo (contabilidad, cobranza, reemplazos) | Empresa administradora | Contrato de servicios con factura |
Tratar como empleado a quien tiene un contrato de locación (horario fijo, subordinación) puede terminar en una demanda laboral contra la junta.
2. Define sus funciones por escrito
Parte de lo que ya dicen el reglamento interno y el TUO del Reglamento de la Ley 27157 (D.S. 035-2006-VIVIENDA); si el reglamento interno no dice nada, se aplica la norma. Luego agrega lo que la junta necesite, por ejemplo:
- reportes mensuales de ingresos, gastos y morosidad;
- actuar como secretario en las sesiones de la junta;
- planes de seguridad y de gestión del riesgo de desastres;
- facultades de representación específicas (bancos, SUNAT, municipalidad), para aliviar al presidente.
Todo debe quedar en el contrato, con indicadores claros.
3. Quien manda es la junta de propietarios
El administrador cumple y hace cumplir los acuerdos de la junta de propietarios. No del presidente solo, ni de la directiva, ni de un grupo de vecinos. La directiva supervisa y coordina, pero las decisiones importantes (presupuesto, cuotas, obras, sanciones) deben pasar por la junta, con el quórum del reglamento interno.
4. Calcula el costo real: ¿con o sin IGV?
Una empresa cobra IGV (18 %). Como la junta de propietarios normalmente no realiza operaciones gravadas, no puede usar ese IGV como crédito fiscal: es un costo más. Compara siempre el costo total frente al de una persona natural, teniendo en cuenta lo que la empresa aporta en respaldo y continuidad.
5. Exige un presupuesto anual
Muchas juntas trabajan sin presupuesto, gastando según aparecen las urgencias. La primera tarea del administrador debe ser proponer un presupuesto anual de ingresos y gastos, incluido un fondo de reserva, para que la junta lo apruebe. Con eso, cada gasto tiene respaldo y las cuotas se justifican.
Antes de contratar: revisa que el edificio esté en regla
Si el edificio no tiene reglamento interno inscrito, ni junta ni presidente inscritos, el administrador tendrá las manos atadas (no podrá abrir cuentas, sacar RUC ni cobrar judicialmente). Si falta sanear la edificación, empieza por la declaratoria de fábrica y el reglamento interno.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto cobra un administrador de edificio?
Depende del número de unidades, de las áreas comunes y de las funciones. Pide al menos tres propuestas con el mismo alcance para compararlas.
¿Se puede cambiar de administrador antes de que venza el contrato?
Sí, según lo que diga el contrato (preaviso, penalidades). Por eso conviene pactar causales de resolución y la entrega ordenada de documentos y fondos.
¿El presidente puede contratar al administrador sin la junta?
Lo correcto es que la junta apruebe la contratación y las condiciones, y que el presidente firme en su representación.
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